نقل مكاتب بجدة بخطة تُبقي فريقك يعمل أسرع وقت بعد الانتقال
المكتب الذي ينتقل يوم الخميس ويعمل صباح الأحد لا يعتمد على الحظ بل على ترتيب: كل محطة عمل مرقّمة، وكل جهاز له كيس كابلات، وكل أرشيف في صندوق مسمّى. هذه الصفحة تشرح كيف ننقل مكاتب الفرق الصغيرة والمتوسطة دون أن يتحول الانتقال إلى أيام ضائعة.
الخيول جروب
فريق ينقل مكتب شركة مطل على المدينة
أين يضيع وقت المكاتب عند الانتقال
في الغالب لا يضيع الوقت في الحمل نفسه بل بعده: موظف لا يجد حاسوبه، وكابل شبكة لا يعرف أحد أين يذهب، وملف أرشيف اختلط بغيره، وطابعة وصلت دون خراطيشها. وحين يعمل النقل بحسب ترتيب مسبق تتحول هذه الساعات الضائعة إلى ساعات قليلة.
لذلك نبدأ مع المكاتب بسؤال بسيط: من يجلس أين في المكتب الجديد؟ فالإجابة تحدد ترقيم المحطات وترتيب الأثاث عند التنزيل، وتوفر ساعات من التنقل بين الغرف.
نظام الترقيم الذي يحافظ على ترتيب المكتب
| العنصر | ما نفعله | فائدته في المكتب الجديد |
|---|---|---|
| محطات العمل | رقم لكل مكتب وشاشة وحاسوب ولوحة مفاتيح | كل موظف يجد محطته مكتملة دون بحث |
| الكابلات | تصوير التوصيلات وجمع كابلات كل جهاز في كيس | إعادة التوصيل بسرعة ودون أخطاء |
| الأرشيف والملفات | صناديق مسمّاة بالقسم والترتيب | لا تضيع الأوراق ولا يختلط أرشيف الأقسام |
| الأثاث المكتبي | فك الأقسام والرفوف وترقيم الألواح | تركيب أسرع بنفس التصميم |
| الطابعات والأجهزة المشتركة | إخراج الخراطيش وتغليفها وتحديد مكان وضع الجهاز | تشغيل الخدمة المشتركة من اليوم الأول |
ثلاث مراحل للانتقال
قبل النقل
تسليم مخطط المكتب الجديد، وتعليم الأثاث والمحطات، وتجهيز الصناديق والملصقات.
يوم النقل
تفكيك المحطات بحسب الأقسام، وتحميل بحسب أولوية التركيب، والتنزيل بحسب المخطط.
بعد النقل
إعادة تركيب الأثاث، ومساعدة فريقك في توصيل المحطات، وقائمة مراجعة لما نقص أو تضرر.
نقل بلا توقف: كيف نقلل زمن التوقف
- نفضّل الجدولة في عطلة نهاية الأسبوع أو بعد ساعات الدوام لتقليل تعطيل الموظفين.
- ننقل أقسام الدعم والأرشيف أولًا ثم ننقل قسم العمليات الأساسي في آخر مرحلة.
- نتفق مسبقًا مع إدارة المبنى على المصعد وساعات الدخول وأماكن الوقوف.
- نترك خطوط الإنترنت والهواتف لفنييها المختصين، ونرتّب موعد تركيبها قبل الانتقال لا بعده.
- نحافظ على خصوصية المستندات بإغلاق الصناديق وتسجيل عددها وتسليمها لمسؤول محدد.
ما الذي يجهّزه فريقك من جهته
- حدّد من يمثّلك يوم النقل ويتخذ القرارات عند أي تغيير.
- أرسل مخطط المكتب الجديد ولو بخط اليد مع أرقام المكاتب.
- فرز المستندات القديمة غير اللازمة قبل التعبئة لتقليل الحمولة.
- أبلغ الموظفين بإخراج الأغراض الشخصية والأشياء الثمينة قبل الموعد.
أسئلة شائعة عن نقل المكاتب
هل يمكن نقل المكتب في عطلة نهاية الأسبوع؟
هل تفكون وتركبون محطات العمل؟
كيف تحمون الملفات والأوراق الرسمية؟
هل يمكنكم نقل جزء من المكتب فقط؟
ما الأشياء التي يجب إخراجها قبل النقل؟
كيف أطلب عرض سعر؟
خدمات للمكاتب والمنشآت
أرسل صور المكتب وعدد المحطات ونحدد خطة الانتقال
راسلنا عبر واتساب بصور المكتب وعدد الموظفين والمبنى الجديد، وسنوضح لك الخطة والعرض قبل الموعد.
